Čo je softvér na správu udalostí?
Predaj, príprava a organizácia podujatí a akcií, či už ide o konferencie, svadby, festivaly alebo firemné podujatia, je zložitý a náročný proces. Softvér na riadenie podujatí (EMS) je nástroj, ktorý pomáha zjednodušiť a zefektívniť všetky tieto aspekty. V tomto článku sa pozrieme na to, čo je to softvér na správu podujatí, ako funguje a prečo by mal byť neoddeliteľnou súčasťou každého podujatia a podniku zaoberajúceho sa organizovaním podujatí.
Softvér na riadenie podujatí je špecializovaný softvér určený na uľahčenie predaja, prípravy, organizácie a riadenia podujatí. Veľa tu záleží na tom, aký typ podnikania v oblasti podujatí máte. Ak máte napríklad priestor na organizovanie podujatí alebo ste dodávateľ podujatí, myslíme si, že softvér na správu podujatí by mal obsahovať nasledujúce funkcie:
- Databáza zákazníkov s pokročilými funkciami týkajúcimi sa predaja a prípravy podujatí
- Celý obchodný proces (kalkulácie, zmluvy, …)
- Nástroje na plánovanie a organizáciu: kalendáre, úlohy, harmonogramy, zdroje…
- Finančné riadenie: riadenie rozpočtu, výdavky, ziskovosť.
- Riadenie dodávateľov, materiálov a techniky.
- Podávanie správ a analýza: štatistiky, spätná väzba, analýza úspešnosti.
Ak ste organizátor podujatí a predajca vstupeniek, ďalšie funkcie by mali zahŕňať:
- Registrácia a predaj vstupeniek: Online registrácia, predaj vstupeniek, správa účastníkov.
- Marketing a komunikácia: e-mailové kampane, sociálne médiá, správa kontaktov.
Prečo používať softvér na riadenie podujatí v oblasti podujatí
Efektívnosť a úspora času
Softvér na správu udalostí automatizuje a zjednodušuje mnohé časovo náročné úlohy, čím výrazne znižuje pracovné zaťaženie jednotlivcov a tímov. Patrí sem zber dopytov, jednoduché vytváranie cenových ponúk, zjednotenie komunikácie a ďalšie administratívne procesy. Vďaka tomu môžete svoje zdroje sústrediť na kľúčové aspekty prevádzky priestorov na organizovanie podujatí.
Zlepšenie komunikácie a koordinácie
Koordinácia v rámci tímu, so zákazníkmi a dodávateľmi môže byť náročná, najmä pri veľkých podujatiach. Softvér na správu podujatí poskytuje centralizovanú platformu, ktorá umožňuje jednoduchú komunikáciu a koordináciu medzi všetkými zúčastnenými stranami. Tým sa zabezpečí, že všetci sú na rovnakej vlne a minimalizuje sa riziko nedorozumení a chýb. Navyše v porovnaní s e-mailami máte k dispozícii všetku komunikáciu pre konkrétne podujatie.
Zvýšenie spokojnosti a pohodlia zákazníkov
Kvalitný softvér na správu podujatí vám umožní poskytovať personalizované a profesionálne služby. Napríklad elektronické zmluvy implementované priamo v softvéri alebo formuláre či harmonogramy pomáhajú pri príprave podujatia nielen vám, ale aj vašim zákazníkom.
Lepšie riadenie zdrojov
EMS umožňuje efektívne riadenie zdrojov vrátane zariadení, personálu a dodávateľov. Vďaka tomu môžete jednoducho sledovať dostupnosť a stav svojich zdrojov, čím sa minimalizuje riziko prekvapení a neočakávaných problémov počas podujatia.
Finančný prehľad
Nakoniec, financie sú najdôležitejšou vecou, aby vaše podnikanie v oblasti podujatí dlhodobo fungovalo. Mali by ste mať neustále informácie o tom, či podujatie prináša zisk, ako ste na tom s cashflow, či bolo zaplatené všetko, čo sa má zaplatiť, aké sú vaše náklady atď.
Podrobná analýza a podávanie správ
Jednou z najväčších výhod softvéru na správu udalostí je možnosť podrobnej analýzy a podávania správ. Automaticky zhromažďuje a analyzuje údaje o každej udalosti, čo vám umožní lepšie pochopiť, čo funguje a čo nie. Tieto informácie sú kľúčové pre neustále zlepšovanie a optimalizáciu predaja, obchodu a budúcich podujatí.
Príklady používania softvéru na riadenie podujatí
Menšie priestory na súkromné a firemné podujatia
EMS môže byť veľkým prínosom v menších zariadeniach do 150 hostí, ktoré majú jednu až dve miestnosti a ročne uskutočnia približne 100-150 podujatí. Najčastejšie ide o svadby, súkromné oslavy a menšie firemné večierky. Takéto miesta majú zvyčajne 1-2 ľudí, ktorí sa starajú o manažment podujatí. Aké sú výhody EMS?
- Všetko riešite v jednom systéme
- Udalosti môžete preniesť za minútu
- Výrazne vám to zjednoduší vykazovanie, ktoré bez EMS často robíte až na konci roka a trvá to týždeň.
Stredne veľké multifunkčné miestnosti s kapacitou približne 200-300 hostí
EMS vám pomôže získať prehľad o priestoroch tým, že skontroluje dostupnosť termínu. Vyhnete sa tak prípadným duplicitám a neželaným chybám. Efektívna komunikácia v rámci tímu a so zákazníkmi vďaka klientskemu portálu. V EMS to nie je úplne bežné, v Qvamp máte vlastný Klientsky portál. V praxi sa zníži počet zbytočných otázok a výrazne sa zjednoduší komunikácia so zákazníkmi a interne v rámci tímu. Aké sú výhody systému EMS?
- Rad nástrojov pre efektívne a funkčné obchodné a prípravné procesy
- Celý tím má informácie okamžite k dispozícii
- Dôležité a aktuálne informácie pre rozhodovanie máte na jednom mieste
Miesta s viac ako 500 ľuďmi, hotely a hotelové reťazce, ktoré organizujú stovky podujatí ročne
Vďaka systému EMS máte pod kontrolou stovky udalostí, ktoré sa odohrávajú vo všetkých oblastiach. Na správu veľkého počtu udalostí nestačí ani Excel, ani CRM. Riadenie udalostí a predaj sa dajú vykonávať oveľa lepšie a efektívnejšie. V tomto type organizácií je zvyčajne niekoľko úrovní organizačnej štruktúry. Systém EMS umožňuje zdieľať všetky informácie naprieč, môžete v ňom nastaviť rôzne oprávnenia pre rôznych používateľov a jednoducho spravovať jednotlivé kroky. Hlavné dôvody, prečo používať softvér na správu udalostí, sú tieto:
- Manažérsky komplexný pohľad na udalostnú časť podniku
- Jasné vymedzenie zodpovedností aj vo väčších tímoch
- Spôsob správy stoviek alebo tisícok udalostí v jednom riešení
Športové haly a multifunkčné komplexy
V takýchto priestoroch sa takmer každý deň konajú veľké podujatia. Často ide o rôzne typy priestorov. EMS vám umožní získať presný prehľad o každom jednotlivom podujatí, prenájme a udalosti.
- Elektronické zmluvy sú skvelým nástrojom
- Cenníky priestorov a služieb s elektronickou kalkuláciou pomáhajú sledovať počet ponúk
- V rámci modulu CRM môžete pracovať s bežnými zákazníkmi a prejsť na jednotlivé akcie
Dodávatelia podujatí
Hromady dopytov a cenových ponúk sú bežnou obchodnou činnosťou každého dodávateľa podujatí. EMS pomáha zvyšovať úspešnosť predaja. Po úspešnom predaji je potrebné podujatie čo najlepšie pripraviť a na to má EMS niekoľko následných nástrojov, ktorými sú:
- Elektronické formuláre a dotazníky
- Inventár a činnosti
- Databáza priestorov a informácií o nich
Ste pripravení?
