Predstavte si plánovanie podujatia ako prípravu lahodného suflé – potrebujete správnu kombináciu ingrediencií, starostlivú prípravu a trochu toho kúzla. Stačí jeden nesprávny krok a všetko sa pokazí! Či už plánujete firemný večierok, na ktorom sa generálny riaditeľ konečne odváži zahrať karaoke, konferenciu plnú inšpiratívnych rečníkov alebo workshop, na ktorom účastníci objavia skryté talenty – každé úspešné podujatie sa začína jasnou myšlienkou a dôkladným plánom. Poďme sa pozrieť na to, ako začať a nestratiť sa v džungli detailov.
1. Nájdite inšpiráciu a stanovte si víziu
Skôr než začnete obvolávať cateringové spoločnosti alebo vyberať farby obrusov, zastavte sa a premýšľajte. Aké posolstvo chcete touto udalosťou odovzdať? Je to ako začať písať knihu – musíte poznať hlavné posolstvo skôr, ako napíšete prvý riadok.
Príklad: Predstavte si, že plánujete firemný večierok. Namiesto všeobecného „vianočného večierka s bowlingom ako minulý rok“ sa rozhodnete usporiadať podujatie na tému „Späť do 90. rokov“, na ktorom dáte zamestnancom možnosť zažiť nostalgiu, uvoľniť sa a spoznať kolegov z inej perspektívy. Hneď budete mať jasnejšiu predstavu o hudbe, výzdobe a aktivitách.
Definícia pojmu - krok za krokom:
- Pre koho: Sú to technicky založení introverti, ktorí oceňujú intelektuálne výzvy? Alebo sú to kreatívne duše, ktoré hľadajú inšpiráciu? Každá skupina potrebuje iný prístup.
- Štýl a atmosféra: chcete, aby ľudia prišli v oblekoch a ochutnávali šampanské, alebo dávate prednosť neformálnemu pikniku, kde si všetci sadnú na deku? Atmosféra určuje všetko od výberu priestoru až po štýl komunikácie.
- Ciele podujatia: napíšte si 2-3 hlavné ciele. Napríklad: „Predstavte nový produkt 50 kľúčovým klientom.“ „Posilniť tímovú prácu medzi jednotlivými oddeleniami“ alebo „Zvýšiť povedomie o značke v dizajnérskej komunite“.
2. Plánujte ako generál pred bitkou
Keď máte jasnú víziu, je čas začať s konkrétnym plánovaním. Rozdeľte si projekt na menšie úlohy a stanovte si termíny – ako pri plánovaní dokonalej dovolenky.
Stanovenie cieľov a rozpočtu:
Príklad rozpočtu: povedzme, že máte 100 000 Kč na firemný workshop. Namiesto vágneho „nejako to rozdelíme“ vytvorte podrobnú tabuľku:
- Prenájom priestorov: 35 000 CZK
- Catering (vrátane kávy a občerstvenia): 30 000 CZK
- Materiál a technické vybavenie: 15 000 Kč
- Odmeny pre účastníkov: 10 000 Kč
- Rezerva na neočakávané výdavky: 10 000 CZK
Takto hneď uvidíte, kde môžete v prípade potreby ušetriť.
Plánovanie:
Vytvorte časový plán s míľnikmi. Napríklad pre konferenciu plánovanú za tri mesiace:
- 3 mesiace vopred: rezervujte si miesto konania, začnite oslovovať rečníkov
- 2 mesiace vopred: dokončenie programu, spustenie marketingu
- 1 mesiac vopred: uzavretie registrácií, potvrdenie všetkých dodávateľov
- 2 týždne vopred: tímová porada, záverečná kontrola všetkých detailov
- Deň pred podujatím: príprava priestoru, technická kontrola
- Deň podujatia: príchod 3 hodiny pred začiatkom, posledná kontrola
V aplikácii Qvamp si môžete naplánovať rozvrh z hľadiska priestoru aj dodávateľa. Ak ste na strane zákazníka, jednoducho sa opýtajte, či používa Qvamp. Spoločné plánovanie je skvelá vec.
3. Praktické tipy na záchranu pokožky
Príprava pred podujatím:
Kontrolný zoznam pre deň D:
- Mám v mobilnom telefóne uložené kontakty na všetkých svojich dodávateľov?
- Mám pripravenú „núdzovú“ škatuľku s lepiacou páskou, nožnicami, nabíjačkami a ďalšími potrebnými vecami?
- Má každý člen tímu jasne definovanú úlohu a vie, čo sa od neho očakáva?
- Mám pripravený plán B pre prípad, že hlavný rečník ochorie alebo bude pršať?
Praktický príklad: Na konferencii sme mali naplánovanú aktivitu vonku, ale ráno začalo pršať. Vďaka pripravenému plánu B sme aktivitu rýchlo presunuli dovnútra a namiesto klasického networkingu sme zorganizovali „rýchle rande“ medzi účastníkmi pri stoloch. Nakoniec to bol jeden z najlepšie hodnotených bodov programu.
Počas podujatia:
Tip pre prípad krízy: Vytvorte si „lekárničku“ pre najčastejšie problémy:
- Nefunguje projektor? Skontrolujte pripojenie → reštartujte → máme pripravenú vytlačenú zálohu
- Dodávateľ stravy mešká? Spustite program → ponúknite vodu a ovocie → upravte plán prestávok
- Nefunguje Wi-Fi? Máme pripravený mobilný hotspot → rozdať tlačené materiály → zmeniť aktivitu na možnosť offline
4. Premeňte svoje podujatie na nezabudnuteľný zážitok
Nepodceňujte silu detailov! Ľudia si často zapamätajú práve maličkosti.
Prekvapte malými detailmi
Príklad: na obchodnej konferencii sme namiesto tradičných menoviek pripravili personalizované hrnčeky na kávu s menami účastníkov a vtipným citátom týkajúcim sa ich profesie. Ľudia sa s nimi fotili, zdieľali ich na sociálnych sieťach a po skončení podujatia si ich odniesli domov ako suvenír. Krásne ste to vystihli v nákladoch. win win situácia.
Zapojte všetky svoje zmysly (5-senzorické vnímanie)
Pohľad: zladiť farby dekorácií s firemnými farbami alebo témou podujatia
Počúvanie: vytvorte playlist, ktorý zodpovedá atmosfére (energický pre workshopy, upokojujúci pre networkingové stretnutia)
Čuch: podceňovaný zmysel! Vôňa čerstvej kávy alebo jemná aróma dokáže vytvoriť príjemnú atmosféru.
Chuť: aj malé občerstvenie môže byť nezabudnuteľné, ak je kreatívne
Hmatové: Kvalitné tlačené materiály alebo nápadito usporiadané priestory, kde sa ľudia cítia príjemne.
5. Po udalosti nie je koniec, ale začiatok
To, čo urobíte po udalosti, často rozhoduje o vašom dlhodobom úspechu.
Konkrétne kroky po udalosti
- Do 24 hodín: pošlite všetkým zúčastneným krátke poďakovanie.
- Do 3 dní: zdieľajte fotografie, prezentácie alebo iné materiály
- Za týždeň: Vyhodnoťte spätnú väzbu a identifikujte silné a slabé stránky
- Do 2 týždňov: zorganizujte interný debrífing s tímom
- Do jedného mesiaca: pripravte následnú komunikáciu s ponukou ďalšej spolupráce
TIP: Napríklad po veľtrhu pošlite štatistiky návštevnosti a vždy požiadajte o spätnú väzbu.
6. Záver - Vaša cesta k úspešnému podujatiu
Organizovanie podujatia je ako dirigovanie orchestra – keď všetky nástroje hrajú v harmónii, výsledok je magický. S jasnou víziou, starostlivým plánovaním a správnymi nástrojmi môžete vytvoriť podujatie, na ktoré budú účastníci dlho spomínať.
- Začnite s jasnou víziou a cieľmi - napíšte si ich!
- Vytvorenie podrobného rozpočtu a harmonogramu
- Investujte do softvéru, ktorý uľahčuje správu kontaktov a komunikáciu (Qvamp je skvelá voľba).
- Pripraviť plán B pre všetky kľúčové časti programu
- Zamerajte sa na detaily, ktoré vytvárajú nezabudnuteľný zážitok
- Nezabudnite na následné kroky - to je začiatok vašej ďalšej úspešnej akcie
Ste pripravení začať organizovať ďalšie podujatie? Vezmite si ceruzku a papier (alebo otvorte svoj obľúbený digitálny nástroj) a začnite plánovať! A nezabudnite – aj tá najzložitejšia cesta sa začína prvým krokom.
A ak chcete celý proces urobiť ešte hladším a efektívnejším, pozrite sa, ako vám môže pomôcť správne riešenie CRM a správy udalostí. Pretože keď máte spoľahlivého partnera, ktorý sa postará o správu kontaktov a komunikáciu, môžete sa sústrediť na to, čo je naozaj dôležité – vytváranie nezabudnuteľných zážitkov!
