Tri rôzne systémy, tri rôzne úlohy
Hotel, ktorý k ubytovaniu ponúka aj konferenčné sály alebo svadobné priestory, zvyčajne potrebuje tri softvéry, nie jeden — a je bežný omyl čakať, že jeden systém pokryje všetko rovnako dobre.
- PMS (Property Management System): správa ubytovania — izby, recepcia, rezervácie nocí, fakturácia pobytu. Príklady na slovenskom trhu: Previo, HotelTime, Better Hotel, alebo globálne Mews a Cloudbeds.
- POS (Point of Sale): prevádzka reštaurácie alebo baru — objednávky, platby na mieste, prepojenie s kuchyňou a skladom.
- Event softvér: konferenčná a eventová prevádzka — dopyty na akcie, cenová ponuka balíčkov (sála, catering, technika, ubytovanie hostí), zmluvy, kalendár obsadenosti sál a komunikácia s klientom, ktorý akciu organizuje.
Prečo jeden systém zvyčajne nestačí na všetko
PMS je navrhnutý na noci a izby, nie na viacmesačné plánovanie svadby s cateringom a AV technikou. POS rieši útratu pri bare v momente objednávky, nie dopyt na firemný večierok pre 150 ľudí o pol roka neskôr. A univerzálny systém „všetko v jednom", ktorý sa snaží pokryť ubytovanie, reštauráciu aj eventy naraz, býva v každej z týchto oblastí kompromisom — funguje, ale nikde nie je taký silný ako špecializovaný nástroj.
Ako spolu majú systémy fungovať
Osvedčený model nie je nahradiť PMS alebo POS, ale doplniť ich špecializovaným event softvérom popri nich. Ubytovacia kapacita a recepcia zostávajú v PMS, prevádzka reštaurácie v POS, a event softvér rieši špecificky predaj a plánovanie akcií — vrátane prípadov, keď si klient objedná zároveň sálu aj ubytovanie pre hostí.
Tento prístup je napokon dôvod, prečo vznikajú priame integrácie medzi event softvérom a konkrétnymi PMS — pozrite sa, ako to funguje pri Previe, Mews, Cloudbeds, HotelTime, Better Hotel alebo Profitroome. Kompletný prehľad porovnaní a integrácií nájdete na stránke Porovnania a integrácie.
Na čo sa pýtať dodávateľa event softvéru
- Vie oddeliť ubytovaciu a eventovú kapacitu, aby sa nemiešali rezervácie izieb s rezerváciami sály?
- Zvládne cenovú ponuku pre balíčky naprieč kategóriami — sála, catering, technika aj ubytovanie hostí dohromady?
- Ponúka reporting zvlášť pre eventovú prevádzku, oddelený od výkonu ubytovacej časti hotela?
- Existuje reálna skúsenosť s prepojením na váš konkrétny PMS, alebo ide len o teoretickú možnosť?
Zhrnutie: kedy potrebujete pridať event softvér popri PMS a POS
Ak hotel popri ubytovaní rieši aj svadby, konferencie alebo firemné akcie a dopyty na ne dnes bežia cez e-mail, Excel alebo modul PMS, ktorý na to nebol navrhnutý, je čas doplniť špecializovaný event softvér pre hotely a rezorty. Nejde o náhradu PMS ani POS — ide o tretí systém, ktorý robí tú jednu vec, na ktorú tie ostatné dva nie sú stavané.